拠点経営Ｑ＆Ａ

 

Ｑ03　効果的な管理方法を教えてください　

 

都心近郊で21名の拠点を担当して２年目。営業職員管理の基本を個別面談による確認に置き、必ず毎日、全員の活動報告書を確認し、週末には全員と面談をして、活動を把握し、対策を立ててきました。
このスタイルは拠点長の先輩から教わり、一生懸命取り組んできたのですが、なかなか成果に結びついておりません。昨年度の業績は常時下位グループに低迷しました。
活動報告書と面談での確認によって、ごく一部の職員については把握できるのですが、大多数の職員については、報告、面談での内容が全く成果に結びつかないのが実情で、全く把握できていないような状況です。
今、悩んでいることは、職員をどのように管理すれば良いのかということです。現在のやり方を続けていても、全く進歩はないと自覚していますが、拠点長として効果的な職員の活動管理の方法がありましたら教え下さい。　（首都圏近郊拠点担当、男性拠点長34歳）

 

結果を出すための管理　表面的なトレースは最悪

 

今回の拠点長は、２年目で都心近郊の拠点を担当。昨年初めて拠点長になり、それまでは本社システム部門に長く勤務し、本人が拠点長を希望した非常に意欲的な人です。

拠点長は、おそらく周りの拠点長が行っている管理スタイルを漠然と模倣した形で、管理を行っていたものと思われます。

 

しかし、ベテラン拠点長は同じことをしていても、カン所を押さえています。新米の拠点長が、同じ形でやっても、必ずしもうまくいくとは限りません。

 

営業の世界で必要な管理は、全て結果を出すための管理、成績につながる管理なのです。形式的な管理など一切不要で、実質的・効果的な活動管理の実践こそが重要なのです。

 

そこで、今回は新米の拠点長でも必ず実践できる営業職員の「成果の見通し」を把握して、活動量を増加させる「活動管理」の最も効果的なやり方について、紹介をしていきます。

ポイント１
［結果管理トレースは最悪であり、即止めるべし］

基本的に、活動の結果管理に重点を置くのは、拠点長としては後追いで、受身の管理であるということです。営業職員が拠点長に提出する活動報告書は、毎日の日報形式から週間の手帳形式まで、各社様々な形となっています。

 

しかし、営業活動計画を立て、その結果を報告するという基本事項は共通で、職員の行動計画、活動記録および管理者への結果報告という形となっています。

 

活動報告書に基づいた結果確認に重点を置くと、トレースに終始することとなり、表面上の管理に陥りやすくなります。

 

また、トレースされるくらいなら、見込みがあっても最初には書かないで、成果が上がったときに報告する。方が気楽というケースも出てきます。

 

例えば、面談時に、
「これはどうだった」
「ダメでした」
「次は？」
「検討中です」
「３件目は？」
「奥さんが反対です」
このような答えが返ってくることになり、言い訳のオンパレードにしかならないことを認識することが必要です。

 

さらには、職員からすれば、一度だめだったと報告したら、拠点長は了解したと認識しますので、それ以上の努力は絶対にしません。かえって、逆効果となります。

 

このように、結果管理方式とは結局できないことの言い訳を聞くだけになってしまいます。だめなものはいくらトレースしても、成果にはなりません。

 

拠点長もそのような職員のネガティブな回答が３人〜４人続けば、普通は腹が立ってきて、怒らざるを得ません。　最良のトレース方法は、できたことの確認、誉めることです。

たった３点で完全に把握　定期的に「顧客の棚卸し」

 

ポイント２
［拠点長が必要な活動管理は、こうすればできる］

　

本当に営業職員の活動・挙績を把握できる管理を行いたい、活動量をアップさせたいと考えるのならば、基本をしっかりと理解し、実践することが不可欠です。

 

まず、「活動の基本・活動量の評価」をどこに置くか。これを明確に理解しなければなりません。

 

生保の営業拠点における「活動の基本・活動量評価の基準」、すなわち、活動管理のポイントは、以下の点に凝縮されているのです。

 

〈活動管理のポイント〉

・アポ取り
・訪問準備
・アポ取りと訪問準備に基いた事前管理
たったの３項目ですが、このポイントを押さえれば、職員活動のすべてを把握できるといって過言ではありません。この点を必ず認識して下さい。そして、絶対に実践して下さい。

 

１）アポ取りの重要性

決められた時間に顧客との面談予定なしに、保険の説明を聞いてくれることはありませんし、ましてや保険が売れるわけはないということは自明の理です。アポイントもないのに真っ先に飛び出していく人に、優績者がいないこと、これも真実です。

 

「アポなし」の活動をなくすことにより、時間的な無駄が軽減され、そして拠点長は、営業職員任せのブラックボックスの管理から、はっきりと顧客の顔が見える管理に変革することができます。また、アポを取るための工夫も必要となります。

 

会うための理由作りは、顧客サイドが納得できる理由がなければ会ってくれないので、お知らせツール、イベント案内、ギフトなどのリーズナブルなことがらが必要となります。

 

同時に認識しておかなければならない重要な点は、職員自身も納得できる理由がないのに、会いには行けないということです。職員本人が納得できなければアポを取れるわけもありません。

 

定期的に「顧客の棚卸し」を行い、顧客にアプローチが容易なテーマを探し、定期的なアポイントが取れるようなきっかけ作りや工夫は、拠点長の最重要な職務でもあると認識して下さい。

 

管理面でも、訪問計画、面談確認などは、前日までのアポイント取得を徹底する「アポイント管理」で事足りるのです。事前に全て把握していれば、確認作業などは不要となります。

 

活動量は３倍、挙績倍増

 

２）前日までの訪問準備の重要性

加えて、アポ先への持参資料については前日までに作成・準備を徹底して下さい。準備をしていれば、アポの有効性が高まります。

加えて、テーマ別・段階別に話法までも練習しておけば、当日に戸惑うこともありません。

 

拠点長の職務は、「アポ先の事前把握」です。アポ先を把握しておけば、事後の拠点長の結果確認は、ものの30秒で終えることができるようになります。何よりも、職員の実活動量は確実に３倍以上に増加します。

 

３）プレ管理で活動量は３倍以上に、成績は倍増

拠点長の管理スタイルは、「活動の報告＝結果管理」から「プレ管理＝事前の管理」へ変わることができるようになります。

 

「プレ管理＝事前の管理」。活動量増加は顧客面談数の増加という形で確実に実現できます。その結果、当然ながら成績は活動量に比例してアップしていきます。

ですから、拠点長として拠点業績の伸展を考えるのなら、「プレ管理」の実践は不可欠となります。

 

このプレ管理は営業職員が相当時間をかけて、一生懸命仕事をしないとできないシステムです。徹底までには時間がかかると思いますが、このプレ管理を徹底して実践すれば、業績で他の拠点に遅れを取るようなことは絶対にありません。

 

職員の管理は本当に難しいことです。拠点長と営業職員の歯車ががっちりとかみ合ってこそ、拠点の発展があります。

 

（マネジメント経営研究所　芥藤　龍）